들어가며
최근 회사 업무를 진행하면서, 시간관리나 업무 관리의 부족함을 스스로 느끼게 되었다. 개발 관련 지식도 중요하지만 그것 보다 더 중요한 것은 온라인에서의 업무를 얼마나 빠르고 정확하게 처리할 수 있는가 라고 생각했다. 이번 기회에 업무 관리 툴을 선택하고 사용 방법을 정리해보려 한다.
내가 선택한 업무 관리 도구
내가 선택한 업무 관리도구는 Google 캘린더이다. 선택한 이유는 아래와 같다.
2.번과 3.번이 나에게는 아주 매력적으로 느껴졌다.
2.번은 빠르게 배울 수 있는 장점이 있었고 간단하고 명료하게 일정과 일에만 집중할 수 있어서 나에게는 매력적으로 느껴졌다.
3.번은 이렇다. 개발에 집중하다 보면 시간가는 줄 모르고 일정 관리를 못하게 되는 경우가 많았다. 갤럭시 워치는 팔목에 장착되어 있어 업무시간에 흐르는 시간을 진동을 울리며 현재 시각과 앞으로의 일정을 알려주었다. 이것은 나에게는 정말 큰 장점 이었다.
Google Calendar 기본 기능
Google Calendar의 기능은 크게 3가지이다. 위 그림처럼 왼쪽 위의 +만들기 버튼을 누르면 펼쳐지는 메뉴가 이 세 가지(이벤트 · 할 일 · 약속 일정)라서, 나도 이 셋으로 나눠 정리한다.
- 이벤트
- 할일(Task)
- 약속 일정
이벤트(일정, 이벤트)
정의: 특정 날짜와 시간에 실제로 발생하는 일정을 기록하는 기능이다. 주로 사용하게 될 기능이다.
+만들기 > 이벤트 를 클릭하면(>는 「+만들기를 누른 다음 펼쳐진 메뉴에서 이벤트를 고른다」는 뜻이다) 아래와 같은 모달창이 나타난다.
주요 특징
- 시작/종료 시간, 참석자, 장소, 알림, 반복, 첨부파일 등 다양한 세부 정보 입력 가능. 장소 같은 항목은 비워 둬도 된다
- 다른 사람을 초대하거나 공유 가능. 「참석자 추가」에 상대의 이메일 주소를 넣으면 그 사람에게 이메일 초대장이 가고, 상대가 초대장에서 「예」나 「미정」을 누르면 상대의 캘린더에도 그 일정이 들어간다
- 종일 일정 또는 시간 지정 일정 모두 가능. 생일처럼 시각이 없는 날은 종일 일정으로 넣는다
할일(Task)
정의: 해야 할 일(To-Do)을 기록하고 관리하는 기능이다. 구글 태스크와 연동된다. 구글 태스크(Google Tasks)는 구글의 할 일 목록 서비스이고, 캘린더 화면 안에서도 열린다. 위 Google Calendar 기본 기능 그림의 왼쪽 「내 캘린더」 목록에 Tasks가 따로 있는 것이 그 연동이 보이는 자리다.
+만들기 > 할일 을 클릭하면 아래와 같은 모달창이 나타난다.
주요 특징
- 마감일(데드라인)만 지정하거나, 반복 설정 가능
- 완료 시 체크해 관리할 수 있음
- 시간과 장소가 반드시 필요하지 않음
약속 일정(약속 시간대)
정의: 내가 가능한 시간대를 미리 공개하고, 다른 사람이 직접 예약할 수 있도록 하는 기능이다.
+만들기 > 약속 일정 을 클릭하면 아래와 같은 설정 화면이 나타난다.
주요 특징
- 상담, 미팅, 회의실 예약 등에서 유용
- 약속 한 건의 길이(화면의 「약속 지속 시간」, 그림에서는 1시간), 예약 가능한 요일과 시간대(그림에서는 월~금 오전 9시~오후 5시), 예약을 받는 기간(화면의 「일정 예약 기간」, 그림에서는 「60일 전~4시간 전」. 약속 시작 60일 전부터 4시간 전까지만 예약을 받는다는 뜻이다) 등 세부 설정 가능
- 상대방이 직접 내 캘린더에 가능한 시간대를 선택해 약속을 잡을 수 있음. 상대방은 내 캘린더 전체를 보는 것이 아니라, 내가 건넨 예약 페이지 링크를 열어 비어 있는 칸만 본다. 링크는 설정을 저장한 뒤 컴퓨터의 캘린더 화면 왼쪽 「예약 페이지」 목록에서 그 페이지 위에 마우스를 올리고 「링크 복사」를 누르면 얻는다. 이걸 메신저나 메일로 상대에게 보낸다. 구글 계정이 없어도 예약할 수 있다
비교 요약
3가지의 기능 차이는 아래와 같다. 이벤트 예시의 「약속」과 약속 일정이 헷갈리면 이렇게 가른다 — 만날 시간을 이미 정했으면 이벤트로 넣고, 상대가 내 빈 시간 중에서 직접 고르게 하려면 약속 일정을 만든다.
| 구분 | 언제 사용? | 특징 및 예시 |
|---|---|---|
| 이벤트(일정) | 특정 시간에 실제로 발생하는 일정 관리 | 회의, 약속, 생일, 출장 등 |
| 할 일(Task) | 마감일이 있는 해야 할 일, TO-DO 관리 | 업무, 개인 목표, 반복 작업 등 |
| 약속일정 | 상대방이 직접 예약해야 하는 시간 관리 | 상담 예약, 회의실 예약, 고객 예약 등 |
정리
- 이벤트는 날짜와 시간이 정해진 실제 일정을 기록할 때 쓴다. 장소는 있으면 적는다
- 할 일은 마감일만 정해진 해야 할 일이나 체크리스트를 관리할 때 쓴다
- 약속일정은 다른 사람이 내 시간표에서 직접 예약해야 하는 상황(상담, 회의실 등)에 쓴다
자신만의 철학을 만들어가는 중입니다.
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